Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriffsind der Bürokraten neuster Streich und die Nachfolger der GDPdU. Kurz zusammengefasst muss deine Buchhaltung:
Zeitnah erfolgen; in Deutschland bedeutet dies innerhalb von 10 Tagen
Eine Buchung darf nachträglich NICHT ohne Erkenntlichkeit der Veränderungen bearbeitet werden
Buchungen, die für Voranmeldungen, Erklärungen etc. verwendet wurden, dürfen GAR NICHT mehr verändert werden
Buchungen, die aus einem anderen Programm importiert wurden, dürfen GAR NICHT mehr verändert werden
Eine Buchung darf NICHT ohne Beleg erfolgen
Belege dürfen NICHT nachträglich gelöscht oder manipuliert werden
Belege müssen so aufbewahrt werden, dass eine Löschung oder Manipulation überwacht und protokolliert wird
Bei Datenzugriff durch das Finanzamt muss die Unveränderbarkeit des Datenbestands gewährleistet sein
Ausschließlich der Unternehmer trägt die alleinige Verantwortung, diese Regeln einzuhalten
Bürokraten bekämpft man am besten, indem man ihre Vorschriften genau befolgt.
Wie Umsatz mit den GoBD umgeht
Geschäftsvorfälle werden aufgezeichnet, mit Datumsstempel und eindeutiger Identifikationsnummer (unabhängig von möglicher Belegnummer) versehen und sämtliche Änderungen überwacht, protokolliert und gegebenenfalls unterbunden (zum Beispiel, wenn Buchung bereits für Voranmeldung verwendet).
Belege (Anhänge, Dateien) werden ebenfalls mit Datumsstempel und eindeutiger Identifikationsnummer versehen, in einem nicht bearbeitbaren (manipulationssicheren) Format innerhalb der Umsatz Datenbank gesichert und auf jedwede versuchte Änderung überwacht und gegebenenfalls gekennzeichnet.
Anhänge können jederzeit als Kopie exportiert/zur Verfügung gestellt werden, ohne das Original zu verändern.
Löschungen von Buchungen (Geschäftsvorfällen) und Anhängen, die die ordnungsgemäße Buchhaltung beeinflussen, werden mit protokolliert und/oder gegebenfalls unterbunden.
Die Datenbank und die Protokolle werden ebenfalls unveränderbar und überwacht innerhalb der Umsatz Datenbankstruktur sicher gespeichert und gegebenenfalls als beschädigt (manipuliert) gekennzeichnet.
Ein vollständiges und nicht manipulierbares Protokoll aller (ungefilterten) Vorfälle, Änderungen (sofern überhaupt möglich) und Löschungen (sofern überhaupt möglich) kann jederzeit exportiert werden und die den GoBD (ehemals GDPdU) entsprechende Dateien können jederzeit für den Datenzugriff (nach § 147 Absatz 6 AO) zur Verfügung gestellt werden.
Umsatz besitzt einen IDEA/TaxAudit kompatiblen GoBD (ehemals GDPdU) Export nach Audicon Beschreibungsstandard Version 1.1 (1. August 2002) zur Datenträgerüberlassung und Langzeitarchivierung.
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